Freelance Management Assistent

We hebben een freelance opdracht voor een proactieve en dynamische Management Assistent bij het hoofdkantoor van een internationale organisatie in Utrecht (vlakbij Utrecht CS).

Het is een rol waarin geen dag hetzelfde is, dus het komt goed van pas als je een talent hebt voor het regelen van zaken tot in de puntjes en het behouden van helikopterview. Onze relatie heeft op het station (Utrecht Centraal) een prachtige plek gecreëerd die toch warm aanvoelt en waar het heerlijk werken is. Vanwege de vele projecten waarbij je betrokken bent, is hybride werken slechts beperkt mogelijk.

Als interim organisatietalent draai jij je hand niet om voor alle secretariële taken. Je beheert de agenda's, verzorgt de correspondentie en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten voor 2 managers. Daarnaast ondersteun je proactief samen met 2 collega's andere stafleden op het hoofdkantoor bij diverse taken, zoals het boeken van reizen en hotels voor internationale collega's, het regelen van visa, het administratief coördineren van de in- en uitstroom van nieuwe collega's en het organiseren van grootschalige internationale evenementen (en nog veel meer!).

Ben jij de proactieve en daadkrachtige freelance Management Assistent waar onze opdrachtgever naar op zoek is? Heb jij graag de touwtjes strak in handen en werk je graag nauw samen met 2 collega-secretaresses? Dan ga ik graag het gesprek met je aan!

De opdracht is voor minimaal 3 maanden tot een nieuwe collega is gevonden.

Met jouw geweldige persoonlijkheid en optimisme weet jij zaken voor elkaar te krijgen. Jij bent enorm veerkrachtig en kunt snel schakelen wanneer nodig zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit van het werk.

Om deze kwaliteiten in te zetten in de rol van freelance management assistent - (directie) secretaresse, breng jij de volgende ervaring, kennis en competenties mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Meerdere jaren ervaring in een soortgelijke rol als management assistent - (directie) secretaresse;
• Ervaring bij een internationale commerciële organisatie geniet de voorkeur;
• Goede contactuele vaardigheden met uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Brede ervaring met het werken met Microsoft Office;
• Fulltime of parttime beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur in de week;
• Woonachtig in Utrecht of op ov-afstand van station Utrecht.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• Energiek en enthousiast;
• Proactief en initiatiefrijk;
• Punctueel en nauwkeurig;
• Flexibel en klantgericht;;
• Oplossingsgericht en creatief;
• Stressbestendig en veerkrachtig.

Met deze eigenschappen en kwalificaties ben jij klaar om deze interim rol met succes te vervullen. We kijken uit naar jouw sollicitatie!

Deze internationale organisatie is op zoek naar een vaste collega, totdat deze gevonden is vullen de vacature graag tijdelijke in met een interimmer.

Je komt te werken op het hoofdkantoor van een grote internationale organisatie (mooi op jouw cv!). Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar, liefst 40 uur en jouw tarief ligt tussen € 60 - € 70 per uur ex BTW.

Er wordt vanuit kantoor gewerkt, het kantoor is goed bereikbaar met het OV en fiets.